Je bent als werkgever wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Een vertrouwenspersoon ondersteunt je hierbij. Niet alleen door te luisteren, maar ook door te signaleren, adviseren en mee te denken over beleid. Zo werk je samen aan een gezonde, open bedrijfscultuur.

Een veilige werkomgeving creëren en behouden is niet alleen een taak van HR of het management, maar van de hele organisatie. Daarnaast ligt er ook een belangrijke rol bij de vertrouwenspersoon – niet alleen richting medewerkers, maar juist ook richting bestuur en organisatie.

Als extern vertrouwenspersoon merken we in de praktijk dat werkgevers vaak denken dat een vertrouwenspersoon alleen klaarstaat voor de medewerkers met een hulpvraag. Maar wist je dat een vertrouwenspersoon ook een waardevolle partner is voor bestuur en beleid?

De werkzaamheden van een vertrouwenspersoon kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdtaken:

• Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker bij klachten;

• Informeren, inspireren en voorlichten van de organisatie;

• Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur.

In deze blog gaan we verder in op de tweede en derde hoofdtaak: de rol richting organisatie en bestuur.

Informeren, inspireren en voorlichten van de organisatie

Een vertrouwenspersoon werkt preventief door bewustwording te creëren binnen de organisatie. Denk aan voorlichtingssessies of trainingen over ongewenst gedrag, integriteit, grensoverschrijdend gedrag en de rol van de vertrouwenspersoon zelf.

Veel medewerkers weten namelijk niet goed wanneer je bij een vertrouwenspersoon terecht kunt of wat de vertrouwenspersoon precies doet. Door te informeren en inspireren, bijvoorbeeld via een introductiepresentatie, een themamail of workshops, helpt de vertrouwenspersoon het onderwerp bespreekbaar te maken.

Dit draagt bij aan een open en veilige cultuur, waarin medewerkers eerder hulp zoeken. De vertrouwenspersoon fungeert hierin als een laagdrempelige schakel.

Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur

Een vertrouwenspersoon signaleert niet alleen op individueel niveau, maar kijkt verder. Worden er binnen korte tijd meerdere meldingen gedaan vanuit hetzelfde team? Zijn er terugkerende thema’s in de gesprekken met medewerkers? Dan is het van belang dat dit wordt besproken met het bestuur.

De vertrouwenspersoon adviseert hierbij gevraagd én ongevraagd. Uiteraard altijd met respect voor de volledige en niet onderhandelbare vertrouwelijkheid van individuele melders als uitgangspunt. Het gaat hierbij om structurele signalen die mogelijk duiden op een verstoorde werksfeer, onveiligheid of cultuurproblemen.

De vertrouwenspersoon helpt zo mee om blinde vlekken in de organisatie zichtbaar te maken en het beleid aan te scherpen.

Inzichten en bevindingen delen en het adviseren van het bestuur vraagt om de juiste plek in de organisatie, anders blijft waardevolle input al snel liggen.

Positionering van de vertrouwenspersoon

Een goede positionering van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie is essentieel. Wanneer medewerkers niet weten wie de vertrouwenspersoon is, of wanneer het bestuur de signalen vanuit deze rol niet serieus neemt, gaat er veel waarde verloren.

Een goede positionering betekent onder andere dat duidelijk is:

• Wie de vertrouwenspersoon is en hoe je die bereikt

• Welke taken en grenzen de vertrouwenspersoon heeft

• Dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk en laagdrempelig benaderbaar is

Door de vertrouwenspersoon zichtbaar en benaderbaar te maken, versterk je de preventieve werking én de betrouwbaarheid van de rol. Een goed gepositioneerde vertrouwenspersoon wordt sneller ingeschakeld én serieuzer genomen – en dat komt de organisatie als geheel ten goede.

De vertrouwenspersoon als partner in preventie en beleid

Het samenspel tussen vertrouwenspersoon en bestuur is essentieel om preventief te kunnen handelen. Door regelmatig af te stemmen met het bestuur, kunnen patronen vroegtijdig worden herkend én opgepakt. Daarmee voorkom je dat kleine signalen uitgroeien tot grote problemen.

Zoals we eerder al benoemden: een vertrouwenspersoon is er niet alleen voor medewerkers, maar zeker ook voor jou als werkgever. Sterker nog, het is een enorme meerwaarde binnen je organisatie.

Wil je meer weten over wat een vertrouwenspersoon concreet kan betekenen voor medewerkers?
Lees dan onze blog: ‘Als praten moeilijk is, is luisteren goud waard’- de taken van een vertrouwenspersoon in beeld’.

Op zoek naar een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.