Lisa werkt al vijf jaar met veel plezier bij haar werkgever.  Sinds kort heeft Lisa een nieuwe collega, Mark. Sinds hij erbij is gekomen merkt ze dat sommige collega’s haar negeren. Tijdens de lunch- of koffiepauze ziet ze haar collega’s in groepjes praten en hier mee stoppen als ze erbij komt staan. Lisa hoort af en toe haar naam vallen en heeft het gevoel dat er over haar geroddeld wordt. Dit zorgt ervoor dat ze zich steeds meer onzeker en ongemakkelijker voelt op het werk, waar haar werkprestaties ook onder te lijden hebben.

Ook bij Lisa thuis merken ze steeds vaker dat zij vastloopt in haar gevoel en werkplezier. Haar man stelt Lisa voor om contact op te nemen met een vertrouwenspersoon, om haar verder te helpen.

Als extern vertrouwenspersoon zien we dat dit soort situaties regelmatig voorkomen op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen om ervoor te zorgen dat iemand weer op de juiste manier verder kan. Maar wat doet een vertrouwenspersoon nou eigenlijk precies?

De werkzaamheden van een vertrouwenspersoon kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdtaken;

• Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker bij klachten;

• Informeren, inspireren en voorlichten van de organisatie;

• Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur.

In deze blog lichten we de eerste hoofdtaak, die voor de medewerker, verder toe.

Een luisterend oor – het eerste gesprek

Ongewenst gedrag op de werkvloer kan een zware impact hebben op medewerkers, maar ook op de algehele werksfeer en productiviteit. Vaak twijfelen medewerkers of ze wel actie moeten ondernemen, wat in sommige gevallen zelfs kan leiden tot uitval of het vertrek uit de organisatie.

Een vertrouwenspersoon biedt een veilige en laagdrempelige opvang voor medewerkers die een klacht hebben over ongewenst gedrag, intregriteitskwesties of hulp en advies nodig hebben hierover. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en zorgt dat een medewerker zijn of haar verhaal kwijt kan.

Bespreken van mogelijke oplossingen en vervolgstappen

Nadat de medewerker zijn of haar verhaal heeft gedaan, zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker nadenken over een oplossing en de mogelijke consequenties die een bepaalde oplossing met zich meebrengt bespreken. 

De vertrouwenspersoon staat hiermee naast de medewerker om samen op zoek te gaan naar de beste oplossing voor de medewerker.

Het is niet altijd nodig om een oplossing vinden en zijn er geen vervolgstappen nodig, maar is alleen de ruimte om het verhaal te kunnen doen al voldoende voor een medewerker.

Begeleiding bieden bij een gekozen oplossing en bijbehorende vervolgstappen

Wanneer een vervolgstap gewenst en gekozen is, kan de vertrouwenspersoon hierin de medewerker begeleiden. De begeleiding tijdens dit proces kunnen bijvoorbeeld zijn;

• Ondersteuning bieden bij het opstellen van een klacht of melding

• De melder begeleiden in gesprekken met relevante partijen, zoals HR, management of andere (externe) instanties. 

• Emotionele ondersteuning bieden gedurende dit proces

• Waken van de vertrouwelijkheid en integriteit van de gekozen route.

Doorverwijzing naar experts

Soms komt het voor dat het de vertrouwenspersoon niet lukt om eruit te komen met de medewerker. 

Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat de gevolgen voor de medewerker te ernstig zijn of de melding de tol van de vertrouwenspersoon overstijgt en de medewerker aanvullende hulp nodig heeft.

Mogelijke instanties naar waar een vertrouwenspersoon kan doorverwijzen;

• Psychische hulpverlening

• De huisarts of bedrijfsarts

• Slachtofferhulp

• Schuldhulpverlening

• Een Coach 

Nazorg

Goede nazorg door een vertrouwenspersoon is essentieel om ervoor te zorgen dat de melder zich gesteund voelt en mogelijke negatieve gevolgen van een melding zo minimaal mogelijk zijn.

Na het doorlopen van de vervolgstappen zal de vertrouwenspersoon met de medewerker afstemmen of zijn of haar klacht voldoende is opgepakt of dat er nog verbeteringen nodig zijn. 

Zoals we eerder al benoemden: een vertrouwenspersoon is er niet alleen voor medewerkers, maar zeker ook voor jou als werkgever. Sterker nog, het is een enorme meerwaarde binnen je organisatie.

Je bent als werkgever wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Een vertrouwenspersoon ondersteunt je hierbij. Niet alleen door te luisteren, maar ook door te signaleren, adviseren en mee te denken over beleid. Zo werk je samen aan een gezonde, open bedrijfscultuur. 

Benieuwd wat een vertrouwenspersoon concreet voor de werkgever en organisatie kan betekenen? Lees er alles over in onze blog ‘Meer dan een luisterend oor – De rol van de vertrouwenspersoon richting bestuur en organisatie’

Op zoek naar een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon, neem dan contact met ons op.